Doel van het project
Afternoon Software Solutions ontwikkelde de ‘Report Creator’, een tool om eenvoudig rapporten aan te maken en te exporteren:
- naar Excel (voor verwerking in draaitabellen, grafieken, …)
- naar CSV (voor uitwisseling met andere software)
Op vraag van Allegro Windows gebruikers ontwikkelden we ook een mechanisme waarmee zij rapporten kunnen maken die:
- over verschillende boekjaren lopen
- de gegevens uit verschillende dossiers samenvoegen
Bovendien kan men in de rapporten gegevens combineren uit andere databases of zelfs vanaf andere database servers.
Modules
De Report Creator bevat een module om:
- beschikbare rapporten uit te voeren (voorbeeld, afdrukken, exporteren)
- rapportdefinities aan te maken of te wijzigen
De rapportdefinities kunnen worden onderverdeeld in groepen. Deze worden automatisch aan de navigatiebalk toegevoegd.
Rapporten uitvoeren
Het ‘hoofdscherm’ van de toepassing is uiteraard de module waarmee gebruikers de beschikbare rapporten kunnen uitvoeren. Per rapporteringsgroep wordt een lijst met rapporten getoond.
Na het kiezen van een bepaald rapport, dienen ‘verplichte’ parameters te worden ingevuld (vb. een selectiedatum, een jaartal, …)
De gebruiker heeft bovendien ook de mogelijkheid om een selectiefilter te kiezen of aan te maken op basis van ter beschikking gestelde velden.
Deze filters kunnen door de gebruiker zelf worden aangemaakt, of door iemand anders. In het laatste geval kan de gebruiker enkel de ‘waarden’ aanpassen, maar niet de structuur.
Afhankelijk van wat in de rapportdefinitie werd ingesteld, kan een afdruk/pdf worden gegenereerd en/of een export naar Excel en/of CSV.
Van alle beschikbare mogelijkheden kan een voorbeeld worden weergegeven in een uitklapvenster van de toepassing. Voor grote rapporten kan gekozen worden om slechts een beperkte selectie als voorbeeld weer te geven.
Bij het ‘genereren’ worden alle aangeduide opties uitgevoerd en wordt de mogelijkheid geboden eventuele exportbestanden ter controle op het scherm weer te geven.
Rapportdefinities aanmaken of wijzigen
In de meeste gevallen wordt met 1 of enkele rapportdefinities gestart. Extra definities kunnen steeds via de interface worden toegevoegd, door ons of door ervaren gebruikers.
Een rapportdefinitie bestaat uit volgende onderdelen:
- een SQL-query
- een optionele lijst met databaseparameters die moeten worden ingevuld om het rapport te kunnen uitvoeren
- een optionele lijst met veldnamen die gebruikt kunnen worden om eigen filters te definiëren bij het uitvoeren van het rapport
- een lijst met verwijzingen naar externe tabellen en databases die in de definitie gebruikt werden (vb. boekingen uit ‘huidig boekjaar’, ‘vorig boekjaar’, ‘alle boekjaren’, …) zodat de query tijdens het uitvoeren van het rapport aan de correcte actuele tabellen gekoppeld wordt
Indien gekozen wordt om naar CSV te exporteren, kan bovenop de querydefinitie een selectie van bepaalde velden gemaakt worden, en kan de gewenste ‘header’ voor elk veld worden opgegeven.
Bovendien kan men in geval van export naar Excel:
- de kolomtitels in diverse talen opgeven
- bepalen welke gegevens in welke kolom moet komen (met de mogelijkheid lege kolommen tussen te laten)
- formules laten invullen in plaats van berekende waarden (zodat bepaalde kolommen automatisch worden herberekend als men basisdata wijzigt in het werkblad)
Beschikbaarheid
Standaard integreren wij de Report Creator in al onze maatwerktoepassingen waar afdruk- of exportfunctionaliteit nodig is, maar de Creator is ook beschikbaar als aparte toepassing.
Omdat rapportdefinities in de software worden aangemaakt, kunnen databasebeheerders de Report Creator ook gebruiken om exports naar Excel of CSV te creëren voor eender welke SQL-database waar men de structuur van kent.
Indien er tot slot ook nood is aan een specifieke rapportlay–out, kunnen wij daar steeds bij helpen. Vragen of interesse over de report creator? Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie.