Doel van het project
administratieve toepassing die perfect aansluit op de noden van de klant
Beschrijving
Al de software die wij ontwikkelen, wordt ‘op maat’ gemaakt. Zo ook een ERP/CRM pakket dat u gebruikt om de administratieve kant van uw business te behartigen.
We beschrijven hier slechts enkele functies om een idee te geven van de mogelijkheden. Indien u ook op zoek bent naar software die precies doet wat u ervan verwacht, neem dan zeker contact op. Bijna alles is mogelijk en wij gaan geen enkele uitdaging uit de weg.
Facturatie
Facturen maken voor tevreden klanten is plezant.. Als dit quasi automatisch gebeurt, en met voldoende ingebouwde controles om fouten te vermijden, wordt het nog veel aangenamer. In onze facturatiemodule, die uiteraard volledig naar uw wensen aan te passen is, vertrekken we meestal vanuit een overzichtsweergave, die u meteen toont welke facturen reeds betaald zijn, welke klaargemaakt zijn maar nog niet verstuurd, … Met het afdrukvoorbeeld uitgeklapt, krijgt je meteen een visueel beeld van de volledige factuur ter controle.
Nieuwe facturen kunnen manueel worden aangemaakt, maar je kan ook automatisch facturen creëren op basis van een onderhoudscontract of op basis van een uitgevoerde werkbon. Ook voor die uitzonderlijke creditnota die vaak veel rompslomp veroorzaakt, volstaat het om de oorspronkelijke factuur te selecteren en als creditnota te openen met meteen alle gegevens ingevuld.
Ook het afdrukken van de facturen kan op verschillende manieren. Afdrukken van verschillende exemplaren uit verschillende lades is mogelijk, met keuze per exemplaar om voorgedrukt papier te gebruiken of alle logo’s en bedrijfsgegevens mee af te drukken. Ook een combinatie van afdrukken (voor uw eigen administratie) en verzenden via email naar 1 of meerdere mailadressen van de klant behoren tot de mogelijkheden. Een elektronische versie van de afdruk wordt steeds in een vooraf ingestelde map bijgehouden. Meesturen van een pdf met algemene voorwaarden, of zelfs een kopie van het verkooporder zijn geen probleem en ook de tekst van de email kan u zelf bepalen.
Betalingsinformatie kan manueel ingevoerd worden op basis van de bankafschriften. De bijhorende factuur wordt automatisch geselecteerd aan de hand van de gestructureerde mededeling, of op basis van de klantgegevens, moest deze de mededeling niet hebben overgenomen. Uiteraard is het ook mogelijk om elektronische bankafschriften in te lezen, als u veel betalingen ontvangt.
Aanmaningen
Nog leuker dan het maken van de facturen, is dat ze ook betaald worden. Soms is dat echter niet het geval en moeten er aanmaningen verstuurd worden. Dit hoeft geen vervelend karwei te zijn. Aanmaningen kan onze software voor u automatisch genereren. U kiest gewoon de datum op basis waarvan het systeem een selectie moet maken, en in enkele seconden is er voor al de aan te manen klanten een overzichtelijke document aangemaakt. U kan de reeks eventueel nog even controleren met het afdrukvoorbeeld en hoeft dan enkel nog te bevestigen voor afdruk of verzending via mail.
Of, wanneer en welke aanmaning er verstuurd wordt, kan u volledig zelf instellen. U kan steeds dezelfde aanmaning sturen, een steeds bozer klinkende aanmaning versturen indien 1 of enkele aanmaningen niet voldoende blijkt, bepaalde klanten en/of facturen uitsluiten, …
Artikelbeheer, relaties, orders, verzendnota’s, stock, …
Voorafgaand aan facturen en betalingen moet je natuurlijk ook de mogelijkheid hebben om artikels in te voeren (al dan niet aan te kopen bij verschillende leveranciers, te verkopen aan verschillende prijzen, …), relaties (klanten, leveranciers, prospecten) te beheren, bestellingen aan te maken en eventueel verzendnota’s te versturen samen met de te leveren goederen.
Uiteraard wordt dat ook allemaal voorzien in een ERP/CRM oplossing op maat. We zoeken hiervoor graag samen met u naar de ideale oplossing specifiek voor uw noden.
Externe documenten
Voor wie nood heeft aan specifieke contracten of documenten met veel tekst waarin ook bouwtekeningen, schetsen, … moeten worden opgenomen volstaat een eenvoudig standaarddocument vanuit een ERP systeem vaak niet. We ontwikkelden daarom een module die toelaat om eigen Word documenten in te vullen met gegevens vanuit het ERP systeem, op basis van het samenvoegprincipe. Naast het automatisch invullen van de gegevens, heeft dit systeem als grote voordeel dat het document aan een relatie wordt gekoppeld en dat bovendien ook extra informatie over het document wordt bijgehouden (aanmaakdatum, onderwerp, korte omschrijving, …). Alle documenten die vanuit dit systeem worden aangemaakt, kunnen ook automatisch in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur worden opgeslagen. Vb. 2019/K3/facturen/KLANTX waarbij het jaartal, het kwartaal en de klantcode worden bepaald op basis van de documentdatum en de gekoppelde klant.
Naast aanmaken van nieuwe Word documenten, biedt dit documentbeheer ook de mogelijkheid om andere bestanden (Excel, pdf, afbeeldingen, …) te koppelen en de nodige informatie toe te voegen.
Alle documenten die aan een relatie werden gekoppeld, zijn vanuit de fiche van die relatie te raadplegen.
Registratie van communicatie met relaties
Wie veel vragen van klanten of leveranciers ontvangt, of waar verschillende medewerkers afwisselend de communicatie verzorgen, heeft zeker baat bij een goede registratie van deze gesprekken, mails, …
De mogelijkheid bestaat om een aantekening te maken van elk gesprek en dat aan een specifieke contactpersoon van een bepaalde relatie te koppelen. Er kunnen documenten aan de communicatie worden gekoppeld, een eventuele reactie kan worden genoteerd, …
Opnieuw zijn al deze registraties beschikbaar op de fiche van de relatie, dus elke medewerker die toegang heeft tot die fiche, kan perfect opvolgen of iets reeds werd behandeld of nog niet.
