Doel van het project
Administratieve toepassing die perfect aansluit op de noden van de klant.
Beschrijving
Al de software die wij ontwikkelen, wordt op maat gemaakt. Zo ook een ERP software of CRM software die u gebruikt om de administratieve kant van uw business te behartigen.
We beschrijven hier slechts enkele functies om een idee te geven van de mogelijkheden. Indien u ook op zoek bent naar software die precies doet wat u ervan verwacht, neem dan zeker contact op. Bijna alles is mogelijk en wij gaan geen enkele uitdaging uit de weg.
Facturatie
Facturen maken voor tevreden klanten is aangenaam. Wanneer dit quasi automatisch gebeurt en er voldoende controles zijn ingebouwd om fouten te vermijden, wordt het nog eenvoudiger. In onze facturatiemodule, die volledig kan worden afgestemd op uw wensen, vertrekken we meestal vanuit een overzicht. Dit overzicht toont meteen welke facturen betaald zijn en welke klaarstaan, maar nog niet verstuurd zijn. Met een afdrukvoorbeeld krijgt u direct een visueel beeld van de volledige factuur ter controle. Zo behoudt u altijd het overzicht en de controle over uw facturatieproces.
Nieuwe facturen kunnen manueel worden aangemaakt met ons ERP-systeem op maat. Daarnaast is het ook mogelijk om automatisch facturen te genereren op basis van een onderhoudscontract of een uitgevoerde werkbon. Voor creditnota’s, die vaak extra werk met zich meebrengen, volstaat het om de oorspronkelijke factuur te selecteren. Deze kan eenvoudig als creditnota worden geopend met alle gegevens automatisch ingevuld. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Ook het afdrukken en verzenden van facturen kan op verschillende manieren. U kan meerdere exemplaren afdrukken met verschillende instellingen per document. Zo kiest u zelf of u voorgedrukt papier gebruikt of alle gegevens en logo’s laat afdrukken. Daarnaast is het mogelijk om facturen per e-mail te verzenden naar één of meerdere adressen van de klant. Een elektronische versie wordt steeds automatisch opgeslagen in een vooraf ingestelde map. Het meesturen van een pdf met algemene voorwaarden of een kopie van het verkooporder is eveneens mogelijk. Ook de inhoud van de e-mail kan u zelf bepalen.
Betalingsinformatie kan manueel worden ingevoerd op basis van bankafschriften. De bijhorende factuur wordt automatisch gekoppeld via de gestructureerde mededeling of via klantgegevens wanneer deze ontbreekt. Het is ook mogelijk om in onze ERP software elektronische bankafschriften in te lezen wanneer u veel betalingen ontvangt. Dit versnelt de verwerking en verhoogt de nauwkeurigheid.
Aanmaningen
Facturen maken voor tevreden klanten is aangenaam. Wanneer dit quasi automatisch gebeurt en er voldoende controles zijn ingebouwd om fouten te vermijden, wordt het nog eenvoudiger. In onze facturatiemodule, die volledig kan worden afgestemd op uw wensen, vertrekken we meestal vanuit een overzicht. Dit overzicht toont meteen welke facturen betaald zijn en welke klaarstaan, maar nog niet verstuurd zijn. Met een afdrukvoorbeeld krijgt u direct een visueel beeld van de volledige factuur ter controle. Zo behoudt u altijd het overzicht en de controle over uw facturatieproces.
Nieuwe facturen kunnen manueel worden aangemaakt met ons ERP-systeem op maat. Daarnaast is het ook mogelijk om automatisch facturen te genereren op basis van een onderhoudscontract of een uitgevoerde werkbon. Voor creditnota’s, die vaak extra werk met zich meebrengen, volstaat het om de oorspronkelijke factuur te selecteren. Deze kan eenvoudig als creditnota worden geopend met alle gegevens automatisch ingevuld. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Ook het afdrukken en verzenden van facturen kan op verschillende manieren. U kan meerdere exemplaren afdrukken met verschillende instellingen per document. Zo kiest u zelf of u voorgedrukt papier gebruikt of alle gegevens en logo’s laat afdrukken. Daarnaast is het mogelijk om facturen per e-mail te verzenden naar één of meerdere adressen van de klant. Een elektronische versie wordt steeds automatisch opgeslagen in een vooraf ingestelde map. Het meesturen van een pdf met algemene voorwaarden of een kopie van het verkooporder is eveneens mogelijk. Ook de inhoud van de e-mail kan u zelf bepalen.
Betalingsinformatie kan manueel worden ingevoerd op basis van bankafschriften. De bijhorende factuur wordt automatisch gekoppeld via de gestructureerde mededeling of via klantgegevens wanneer deze ontbreekt. Het is ook mogelijk om in onze ERP software elektronische bankafschriften in te lezen wanneer u veel betalingen ontvangt. Dit versnelt de verwerking en verhoogt de nauwkeurigheid.
Artikelbeheer, relaties, orders, verzendnota’s, stock, …
Voor een vlotte facturatie is een goed beheer van artikels en relaties noodzakelijk. U moet artikels kunnen registreren, aankopen bij verschillende leveranciers en verkopen aan verschillende prijzen. Daarnaast is het belangrijk om klanten, leveranciers en prospecten correct te beheren. Ook het aanmaken van bestellingen en verzendnota’s maakt deel uit van dit proces.
Al deze functies worden voorzien binnen een ERP en CRM oplossing op maat. Samen met u bekijken we welke aanpak en planning het best aansluit bij uw werking. Zo zorgen we voor een oplossing die logisch en praktisch inzetbaar is binnen uw organisatie.
Externe documenten
Voor documenten met veel tekst of specifieke opmaak volstaat een standaardoplossing vaak niet. Daarom voorzien wij bij Afternoon Software Solutions een module waarmee u eigen Word documenten kan invullen met gegevens uit het systeem. Dit gebeurt via een samenvoegprincipe waarbij gegevens automatisch worden ingevuld.
Het voordeel hiervan is dat documenten gekoppeld worden aan een relatie en dat extra informatie wordt bijgehouden. Denk aan aanmaakdatum, onderwerp en een korte omschrijving. Documenten worden automatisch opgeslagen in een gestructureerde mappenindeling op basis van bijvoorbeeld datum en klant. Naast Word documenten kunnen ook andere bestanden zoals Excel, pdf en afbeeldingen gekoppeld worden. Alle documenten zijn eenvoudig raadpleegbaar via de fiche van de relatie.
Registratie van communicatie met relaties
Wanneer meerdere medewerkers betrokken zijn bij communicatie met klanten of leveranciers, is een duidelijke registratie belangrijk. Onze ERP of CMS software op maat biedt de mogelijkheid om gesprekken, e-mails en andere contactmomenten vast te leggen. Elke registratie kan gekoppeld worden aan een specifieke contactpersoon.
Documenten kunnen toegevoegd worden en reacties kunnen eenvoudig genoteerd worden. Alle informatie is beschikbaar binnen de fiche van de relatie. Hierdoor heeft elke medewerker een volledig overzicht van eerdere communicatie en openstaande acties. Dit zorgt voor een consistente en efficiënte opvolging.
